Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Villa Kruisdonk is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en onze dienstverlening worden verwerkt. Heeft u vragen over deze verklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact op via info@buro-omgevingenoverheid.nl of het contactformulier.

Welke gegevens wij verwerken, waarom en hoe lang

Wij verwerken uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor een concreet doel. Per doel staat hieronder welke gegevens dat zijn, op welke grondslag wij ze verwerken en hoe lang wij ze bewaren.

1. Uw vraag via het contactformulier of per e-mail beantwoorden

   Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van uw bericht

   Grondslag: gerechtvaardigd belang (u een antwoord kunnen geven)

   Bewaartermijn: tot twaalf maanden na afhandeling van uw vraag

2. Een opdracht aannemen en uitvoeren: juridisch advies, bezwaar, beroep of procesbijstand

   Gegevens: uw contact- en organisatiegegevens en alle gegevens die u ons in het kader van de zaak verstrekt, waaronder correspondentie, besluiten en processtukken

   Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

   Bewaartermijn: vijf jaar na beëindiging van de opdracht, tenzij u ons eerder om vernietiging verzoekt en er geen wettelijke bewaarplicht geldt

3. Termijnen in uw zaak bewaken

   Gegevens: zaakgegevens, data van besluiten en zittingen

   Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

   Bewaartermijn: zoals het bijbehorende dossier

4. Een account op het cliëntenportaal of productenportaal beheren

   Gegevens: naam, e-mailadres, versleutelde inloggegevens, tijdstip van laatste aanmelding

   Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

   Bewaartermijn: zolang uw account bestaat; na verwijdering direct, behoudens wat wij op grond van een bewaarplicht moeten bewaren

5. Een aankoop of abonnement verwerken

   Gegevens: naam, e-mailadres, factuuradres, gekochte producten, betaalstatus en betalingskenmerk

   Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

   Bewaartermijn: facturen en administratie zeven jaar (fiscale bewaarplicht)

6. Kunnen aantonen dat u onze voorwaarden heeft aanvaard

   Gegevens: uw gebruikersnaam en e-mailadres, welke versie u heeft aanvaard, het moment daarvan, uw IP-adres en de browsergegevens van dat moment

   Grondslag: gerechtvaardigd belang (bewijspositie)

   Bewaartermijn: zeven jaar

7. Een afspraak of adviesgesprek inplannen

   Gegevens: naam, e-mailadres, gekozen tijdstip en onderwerp van de afspraak

   Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

   Bewaartermijn: twaalf maanden na de afspraak, of zolang het bijbehorende dossier loopt

8. Een aanmelding voor een cursus of masterclass verwerken

   Gegevens: naam, functie, organisatie, contactgegevens

   Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

   Bewaartermijn: administratieve gegevens zeven jaar (fiscale bewaarplicht)

9. Onze inkomende en uitgaande correspondentie ordenen en op termijnen controleren

   Gegevens: afzender, onderwerp, inhoud van berichten en bijlagen

   Grondslag: gerechtvaardigd belang (ordelijke en tijdige zaakbehandeling)

   Bewaartermijn: zoals het bijbehorende dossier

10. Onze website en het portaal veilig en werkend houden

    Gegevens: technische gegevens die uw browser meestuurt, waaronder uw IP-adres

    Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging)

    Bewaartermijn: maximaal 90 dagen in technische logbestanden

11. Voldoen aan wettelijke verplichtingen

    Gegevens: de gegevens die de wet ons voorschrijft te bewaren

    Grondslag: wettelijke verplichting

    Bewaartermijn: de wettelijke termijn, voor de administratie zeven jaar

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan hierboven vermeld, tenzij een lopende of te verwachten procedure, klacht of geschil ons noodzaakt de gegevens langer te bewaren. Verstrekt u ons gegevens die wij voor geen van deze doelen nodig hebben, dan verwijderen wij die.

In het kader van een opdracht kunnen wij ook gegevens raadplegen uit openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, openbare bekendmakingen of gepubliceerde uitspraken.

Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn dat wij bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens verwerken, bijvoorbeeld gezondheidsgegevens of gegevens over een handhavingstraject of bestuurlijke boete. Wij doen dat uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in of buiten rechte, en verwerken niet meer van die gegevens dan de zaak vraagt.

Waar uw gegevens worden opgeslagen

Wij werken digitaal en maken daarvoor gebruik van clouddiensten. Uw gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie:

• de database van het portaal, met accounts, dossiers, correspondentie en termijnen, staat in datacenters in België en Nederland;
• documenten en bijlagen in het portaal staan in datacenters in Nederland en Finland;
• de website, het portaal en de geautomatiseerde verwerkingen draaien in een datacenter in Nederland;
• ons dossier- en praktijksysteem, waarin wij zaakgegevens en dossierstukken bijhouden, staat in datacenters in Nederland;
• onze werkplek, e-mail en agenda draaien op een beheerde online werkplek in datacenters in Nederland en op de Europese infrastructuur van Microsoft.

Onze dienstverleners zijn deels onderdeel van internationale concerns. Voor het geval gegevens in een uitzonderlijke situatie buiten de Europese Unie zouden worden verwerkt, is dat contractueel geregeld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij dragen zelf geen gegevens over naar landen buiten de Europese Unie.

Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet voor commerciële of marketingdoeleinden. Wij schakelen wel dienstverleners in die voor ons gegevens verwerken. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid en beveiliging, en waar de wet dat vereist een verwerkersovereenkomst. Het betreft:

• Google Cloud, voor het hosten van de website en het portaal, de database en de opslag van documenten;
• Microsoft, voor het versturen en ontvangen van e-mail en het beheren van onze agenda;
• Cloud it Out, die onze online werkplek, e-mail en bestandsopslag levert en beheert, in eigen datacenters in Nederland;
• Urios, ons dossier- en praktijksysteem, waarin wij zaakgegevens, dossierstukken en onze administratie bijhouden; de gegevens staan in datacenters in Nederland;
• Saga en LegalMike, juridische hulpmiddelen met kunstmatige intelligentie die wij gebruiken bij het uitzoeken van wet- en regelgeving en rechtspraak en bij het samenvatten van stukken; zie hierna onder “Gebruik van kunstmatige intelligentie”;
• Mollie, voor het verwerken van betalingen. Betalingen verlopen rechtstreeks via deze dienstverlener; wij ontvangen en bewaren zelf geen creditcard- of bankrekeninggegevens;
• Root & Logic, de technisch beheerder van ons platform, die bij het bouwen, beheren en oplossen van storingen toegang kan hebben tot gegevens in het systeem. Deze is tot geheimhouding verplicht en mag de gegevens uitsluitend voor dat beheer gebruiken.

Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van uw opdracht, bijvoorbeeld aan een bestuursorgaan, een rechtbank of een door u aangewezen deskundige, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Gebruik van kunstmatige intelligentie

Wij gebruiken kunstmatige intelligentie als hulpmiddel bij ons eigen werk. Concreet gebruiken wij het:

• in ons eigen portaal, om inkomende correspondentie te ordenen en samen te vatten, om daarin genoemde termijnen te signaleren, en om nieuwe rechtspraak en regelgeving te volgen die voor onze cliënten van belang kan zijn;
• in juridische hulpmiddelen van gespecialiseerde leveranciers, om wet- en regelgeving en rechtspraak uit te zoeken en om stukken samen te vatten.

Daarbij geldt:

• de verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie;
• uw gegevens worden niet gebruikt om modellen van de leverancier of van derden te trainen;
• de uitkomst is uitsluitend een hulpmiddel voor ons: een jurist beoordeelt deze altijd zelf, en er wordt geen beslissing over u genomen op basis van de uitkomst;
• onze adviezen, brieven en processtukken worden niet door kunstmatige intelligentie opgesteld.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en stellen geen profielen van u op. De geautomatiseerde verwerkingen die wij gebruiken, zoals het ordenen van correspondentie en het signaleren van termijnen, ondersteunen ons werk, maar leiden nooit zelfstandig tot een besluit met gevolgen voor u.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daaronder vallen: versleutelde verbindingen (https), versleutelde opslag van gegevens en van de sleutels waarmee wij met andere systemen koppelen, persoonlijke accounts met een eigen wachtwoord, en een toegangsstructuur waarin iedere gebruiker uitsluitend de gegevens ziet die voor hem of haar bestemd zijn. Toegang tot de achterliggende systemen is beperkt tot degenen die deze voor hun werk nodig hebben.

Geen enkele maatregel biedt volledige zekerheid. Constateren wij een inbreuk op de beveiliging die waarschijnlijk een risico voor u meebrengt, dan informeren wij u daarover en melden wij dit waar de wet dat voorschrijft bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het portaal, uw account en cookies

Voor het cliëntenportaal en het productenportaal maakt u een persoonlijk account aan. Uw wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen; wij kunnen het niet inzien. Uw toegang is persoonlijk: deel uw inloggegevens niet met anderen en meld het ons als u vermoedt dat iemand anders toegang heeft.

Om u ingelogd te houden plaatsen wij één functionele cookie, die noodzakelijk is om het portaal te laten werken en die verdwijnt wanneer uw sessie verloopt. Wij gebruiken geen analytische cookies, geen trackingcookies en geen cookies of scripts van advertentie- of socialmediapartijen. Er is daarom geen cookietoestemming nodig. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.

Gaat u akkoord met onze voorwaarden, dan leggen wij vast welke versie u heeft aanvaard en op welk moment, samen met uw IP-adres en de browsergegevens van dat moment. Dat doen wij om later te kunnen aantonen wat u heeft aanvaard.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij niet wettelijk of vanwege een lopende zaak verplicht zijn ze te bewaren;
• de verwerking van uw gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
• uw gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u van een van deze rechten gebruikmaken? Stuur dan een e-mail naar info@buro-omgevingenoverheid.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij vragen uw identiteit vast te stellen; stuurt u daarvoor een kopie van een identiteitsbewijs, dan mag u de pasfoto, het documentnummer en het burgerservicenummer afschermen.

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben die ook niet. Vragen over deze verklaring kunt u rechtstreeks aan ons stellen.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of de wetgeving. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.